Nieuws

5 tips om je voor te bereiden op je beoordelingsgesprek

Het jaar is bijna voorbij. Grote kans dat je binnenkort om de tafel zit met je leidinggevende voor je beoordelingsgesprek, een jaargesprek, of jaarlijkse feedbackmoment. Of in sommige organisaties “een goed gesprek” genoemd. Dat geldt ook voor mij. Maar als leidinggevende zit ik ook aan de andere kant van de tafel. Met een goede voorbereiding haal je méér uit je gesprek. Je bent je bewuster van waar je staat en naartoe wilt en kunt dit ook nog eens beter verwoorden.

Enkele jaren geleden mocht ik binnen DTV Consultants het traject begeleiden om onze HR-cyclus te vernieuwen. Daarbij zijn we dus ook uitgebreid ingegaan op de systematiek van afspraken maken en beoordelen. Met deze ervaring en de gesprekken in het vooruitzicht leek het me interessant om mijn kennis te delen in een lijstje met 5 tips. Beschouw dit lijstje als een mix van enkele ‘veralgemeniseerde’ onderdelen van de HR-cyclus van onze organisatie en mijn persoonlijke kijk en opvattingen op evalueren en beoordelen in context.

Tip 1: Benen op tafel en terugkijken

Ga eens rustig zitten. Weg van je bureau. Weg van een scherm. Het liefst op een bank of lekkere stoel. Wat is je algemene indruk: ben je tevreden, gelukkig, trots, zit je lekker in je vel? Of zijn er dingen het werk minder leuk maken/maakten.

Laat het jaar eens langskomen. Bedenk eens welke werkzaamheden/projecten je hebt gedaan, waar je iets nieuws hebt gedaan, iet moeilijks voor elkaar hebt gekregen, een succes hebt gevierd. Waar je een compliment kreeg. Niet te bescheiden. Je mag trots zijn. Ook op de kleine dingen.

Hoewel ik door het jaar heen regelmatig met mijn medewerkers spreek over hoe het gaat, zowel werk-, en project gerelateerd als persoonlijk, vind ik het belangrijk om een jaargesprek hiermee te beginnen. Om te weten hoe de vlag erbij hangt bij mijn medewerkers. Dat helpt mij ook in mijn toonzetting tijdens de rest van het gesprek en de wijze waarop ik feedback breng.

Tip 2: Wat is je referentie?

Grote kans dat je aan het begin van het jaar op de een of andere manier afspraken met je leidinggevende hebt gemaakt. Elke organisatie heeft zijn eigen manier en procedures. Ook de onderwerpen waarover afspraken worden gemaakt en eventueel het gewicht dat daaraan wordt toegekend.

De afspraken vormen de referentie voor je beoordeling. Mocht je dit soort afspraken niet maken en de beoordelingssystematiek in jouw organisatie anders in elkaar zitten, dan is het handig om in beeld te hebben wat de ‘beoordelingsreferentie’ is voor het gesprek. Vraag dit desnoods na bij je leidinggevende, mocht je hierover twijfels hebben.
Persoonlijk waardeer ik een proactieve houding. Wanneer je verduidelijking vraagt, laat het zien dat je betrokken bent. Je laat zien dat je actie onderneemt, zodat het in het gesprek kan gaan over waar het over moet gaan en niet over het verduidelijken van procedures. Wacht niet tot 2 voor twaalf met het vragen om verduidelijking.

Ja, het rapporteren over de voortgang op de afspraken is een onlosmakelijk verbonden formaliteit, maar ik zie de afspraken vooral als leidraad voor het gesprek. Verschillende onderwerpen kunnen hierop voorkomen. Meer competentie gerelateerde onderwerpen, specifieke resultaten, persoonlijke ontwikkeling. Ik bereid mijn gesprekken net als mijn medewerkers voor en zet op een rij waar afspraken zijn overtroffen, behaald of niet behaald. Ik zorg dat ik concrete praktijksituaties kan benoemen om mijn feedback (positief en negatief) te verduidelijken. In het gesprek vraag ik mijn medewerkers naar voorbeelden. En laat ik ze reageren op de situaties die ik aanhaal. Ik probeer door te vragen. Successen te waarderen. Ook de onbewuste successen.

Tip 3: Feedback van collega’s

Je collega’s van tijd tot tijd vragen om feedback en eventueel externen waarmee je hebt samengewerkt, kan erg leerzaam zijn. Er zullen veel bekende punten tussen zitten. Maar mogelijk ook enkele eyeopeners, waar je wat mee kan.

Er zijn verschillende manieren om feedback op te halen. Probeer in ieder geval meerdere personen te vragen waarmee je op verschillende manieren of projecten samenwerkt. Dat kan al eenvoudig door te vragen naar je sterke punten, verbeterpunten en andere tips.

Wanneer een medewerker de resultaten van de feedback bespreekbaar maakt in het gesprek vind ik dat een verrijking. In onze systematiek, in onze ‘gespreksleidraad’ komt ontwikkeling in gedrag vóór de resultaten. Feedback helpt dus mee om het beeld dat ik heb van die ontwikkeling aan te vullen.

Je kunt je overigens afvragen of je verzamelde feedback bij het beoordelingsgesprek moet bespreken of dat je dit juist los moet doen van de beoordeling. Het is wat mij betreft een bespreekpunt en ik zal mijn medewerkers komend jaar uitnodigen om feedback op te halen.

Tip 4: Nieuwe afspraken voor het komende jaar

Het jaargesprek kijkt terug op de afspraken van het afgelopen jaar. In dit gesprek, of snel erna begint de volgende cyclus: het maken van de afspraken waarop je volgend jaar wordt beoordeeld/geëvalueerd.

Bij het maken van jaargesprekafspraken kun je de volgende punten meenemen:

  • Sterke punten en aandachtspunten en persoonlijke ambities van mijn medewerkers.
  • Strategie of jaarplan: wat is de lange termijn koers van het team en waar zetten we komend jaar op in. Ik ga na welke rol mijn medewerkers daarin hebben (tactiek en – opstelling).
  • Daarin staat beschreven wat de organisatie verwacht van haar medewerkers in een bepaalde functie. Zowel qua gedrag, competenties en resultaten.

Ik probeer tot een set van afspraken te komen op de driehoek zoals hierboven beschreven. Op gebied van gedrag/competentie en output. Ook ga ik na wat mogelijkheden kunnen zijn om ontwikkeling te faciliteren door middel van informeel of formeel leren.

Misschien dat jouw leidinggevende naar enkele of al deze punten kijkt. Ga eens op zoek naar het afdelingsplan of strategie. Bekijk ook eens of er profielen zijn. Lees je in.

Tip 5: Afspraken voor komend jaar

Met tip 4 heb je je in kunnen lezen. Nu ligt de bal bij jou. Ga na waar jouw persoonlijke ambities liggen. Zijn er kwaliteiten die je nog beter wil benutten? Of punten waar je je wil ontwikkelen – in de breedte of in de diepte.

Heb je in beeld waar je na toe wil werken komende jaar? Zowel op je persoonlijke ontwikkeling als in de resultaten die je gaat opleveren? Ga ook na of je nog wat nodig hebt in de je ontwikkeling. Dat kan informeel zijn: bijvoorbeeld met een collega meelopen op het werk, van tijd tot tijd met iemand kunnensparren etc. Of formeel. Bijvoorbeeld het volgen van een cursus of opleiding. Wanneer je dit overweegt en wil voorstellen. Dat zal je leidinggevende willen weten wat je motivatie is en willen nagaan of het een goede aansluiting is op jouw voorgestelde afspraken, maar ook op de driehoek zoals ik beschreef in tip 4. Kom in ieder geval met een goed verhaal. Opleiders bieden uitgebreide informatie en studiegidsen aan. Ook zijn zij altijd bereid tot het geven van een persoonlijk studieadvies.

Dit artikel werd geschreven door Teije Gorris, hij is Teamleider Capacity Building bij DTV Consultants.